Category Archives: OMPE

Perencanaan Sebagai Fungsi Manajemen

Perencanaan adalah usaha sadar dalam pengambilan keputusan yang telah diperhitungkan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan dalam dan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang telah dilakukan sebelumnya.

Tentang perencanaan :
–    Rencana tidak timbul dengan sendirinya tapi lahir sebagai hasil pemikiran yang bersumber pada hasil penelitian yang telah dilakukan sebelumnya. (analisi data dan informasi)
–    Manajer perlu memiliki keberanian dalam pengambilan keputusan dengan segala macam resikonya. (masa depan = ketidakpastian)
–    Perencaan berorientasi pada masa depan yang diinginkan organisasi, sebagai kelanjutan masa lalu dan masa sekarang. (berkesinambungan)
–    Bermakna : apabila dilaksanakan mempermudah pencapaian tujuan.

Penyusunan rencana = 5 W 1H
WHAT : yang dikerjakan, sumber dana, sarana dan prasarana
WHERE : lokasi kegiatan   mempertimbangkan efisiensi, aksesibilitas, kemudahan menyediakan sarana prasarana, tersedianya tenaga kerja
WHEN : kapan dilaksanakan  diperlukan sense of timing
WHO : yang melaksanakan  diperlukan analisis kebutuhan tenaga kerja, metode dan teknik pengadaan tenaga kerja, metode dan teknik seleksi, kebijaksanaan upah/gaji, penempatan yangrasional dan objektif, pola pembinaan karir, dan kebijaksanaan PHK
WHY : untuk menemukan pembenaran, melihat apakah masih ada kelemahan, evaluasi, meninjau kembali
HOW : cara setiap orang dan bagian menyelenggarakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya, berkaitan dengan joblist or jobdescription.

4 Langkah Dasar Perencanaan

  1. Menetapkan sasaran, putuskan yang ingin dicapai
  2. Merumuskan posisi organisasi saat ini, lakukan analisis sumber daya
  3. Identifikasi faktor pendukung dan penghambat, analisis SWOT
  4. Menyusun langkah-langkah mencapai sasaran

Ciri-ciri Rencana yang Baik
1.    Mempermudah tercapainy tujuan
2.    Perencana memahami hakikat tujuan
3.    Pemenuhan persyaratan keahlian teknis
4.    Harus disertai suatu rincian yang cermat
5.    Keterkaitan rencana dengan pelaksanaan
6.    Kesederhanaan
7.    Fleksibilitas
8.    Memberi tempat pada pengambilan risiko
9.    Pragmatis : bisa memilah-milah
10.    Instrumen bagi pengenalan masa depan

Perencanaan = Pengambilan Keputusan

Kemahiran menyusun rencana dapat diidentikkan dengan meningkatkan kemahiran mengambil keputusan karena setiap langkah penyusunan rencana adalah keputusan memilih di antara beberapa alternatif.

“Meningkatkan kemahiran menyusun rencana sesungguhnya dapat diidentikkan dengan meningkatkan kemampuan dalam mengambil keputusan karena setiap langkah penyusunan rencana adalah keputusan untuk memilih diatara beberapa alternatif.” (handout OMPE, Aria Gusti, SKM, M.Kes)

Setiap jenjang manajerial terlibat dalam pengambilan keputusan

Perencanaan strategis = keputusan strategis
Peran dominan manajemen puncak
Sifat mendasar
Rumusan garis besar
Jangka panjang (5-10 tahun)
Cakupan menyeluruh

Perencanaan teknis = keputusan teknis
Peran dominan manajemen menengah
Sifat gamblang, dikuantifikasikan
Rumusan mendetail
Jangka menengah (1-5 tahun)
Cakupan parsial

Perencanaan operasional = keputusan operasinal
Peran dominan manajemen rendah
Sifat spesifik
Rumusan mendetail, bahasa sederhana
Jangka pendek (< 1 tahun)  rencana tahunan
Cakupan atomik, satu jenis kegiatan operasional saja

Iklan

Perubahan Organisasi

Tujuan perubahan organisasi :
1.    Meningkatkan kemampuan organisasi
2.    Meningkatkan peranan organisasi
3.    Melakukan penyesuaian secara internal dan eksternal
4.    Meningkatkan daya tahan organisasi
5.    Mengendalikan suasana kerja

Jenis perubahan
1.    Jangka pendek
–    Mikro : perubahan tingkat perorangan – sikap
–    Makro : perubahan akibat revolusi ; internet – merubah penyebaran informasi
–    Intermediate : perubahan nilai dan norma ; kelompok melakukan perubahan pola kerja
2.    Jangka panjang
–    Mikro : perubahan perorangan ; dari sikap menjadi kebiasaan
–    Makro : penemuan baru ; jangka panjang – perubahan sosio cultural ; meningkatkan pengetahuan, perubahann taraf kesejahteraan
–    Intermediate : perubahan nilai/norma – menjadi menetap

Change agent :
1.    External pressure group
Adanya kelompok/factor penekan dari luar organisasi yang dapat menimbulkan perubahan
2.    Interna pressure group
Adanya factor penekan dari dalam organisasi yang dapat menyebabkan terjadinya perubahan

Pendekatan OC :
1.    Perubahan proaktif
–    Planned change
–    Persiapan penyesuaian terhadap perubahan
–    Implementasi inovasi structural
–    Kebijakan / tujuan baru
–    Area lebih luas
–    Kelangsungan hidup organisasi
2.    Perubahan reaktif
–    Pemecahan masalah sederhana
–    Penyesuaian sehari-hari
–    Manajer memberikan reajsu terhadap masalah yang timbul

Reaksi terhadap perubahan :
1.    Menyangkal bahwa perubahan sedang terjadi
2.    Mengabaikan perubahan
3.    Menolak perubahan
4.    Menerima perubahan dan menyesuaikan diri
5.    Mengantisipasi perubahan dan merencanakannya

Penolakan perubahan
1.    Ketidakpastian pengaruh perubahan
2.    Merasa dirugikan
–    Manfaat bagi organisasi – belum tentu bagi individu
–    Mempertahan status
3.    Kelemahan pengetahuan

Penanggulangan penolakan
1.    Pendidikan dan komunikasi
2.    Partisipasi dan keterlibatan
3.    Kemudahan dan dukungan
4.    Negosiasi dan persetujuan
5.    Manipulasi dan bekrja sama
6.    Paksaan eksplisit dan implisit

Perubahan efektif
1.    Unfreezing
Keadaan dimana orang akan menjadi siap sedia atau memperoleh atau mempelajari perilaku baru
2.    Changing
Orang mulai melakukan perobaan dengan perilaku baru
3.    Refreezing
Selama changing – perilaku baru menjadi bagian dari orang tersebut

Keterampilan Dasar Manajemen

Manajemen => planning, organizing, staffing, direting, controlling, budgeting => anggota organisasi =>GOAL
KETERAMPILAN DASAR MANAJEMEN

Jenjang manajemen :
1.    Manajemen puncak (jenjang strategic)
–    Memastikan jenjang teknis beroperasi dalam batas-batas yang dapat diterima oleh masyarakat
–    Menetapkan tujuan jangka panjang dan arah organisasi
–    Berhubungan dengan lingkungan organisasi
2.    Manajemen menengah (jenjang teknis)
–    Koordinasi aktivitas jenjang operasi
–    Memutuskan produk atau jasa yang akan dihasilkan
–    Menjembatani pertentangan antara pelanggan dan organisasi
–    Perencanaan jumlah produksi untuk suatu output
Dimana mengelola fungsi operasi (POA)C) dan sebagai penghubung.
3.    Manajemen pertama (jenjang operasi)
–    Pelaksanaan atas apa yang organisasi lakukan dan organisasi hasilkan
Contoh :     Organisasi PT = mahasiswa diproses, didaftar, dijadwal, diajar dengan tepat
Bank = cek, diproses, transaksi keunagn dicatat dengan epat dan tepat
Sehingga mengembangkan alokasi sumber daya terbaik yang memproduksi output

Keterampilan dasar manajemen :
1.    Keterampilan konseptual (jenjang strategic)
Adalah kecakapan untuk melihat gambaran, kompleksitas dari seluruh organisasi dan bagaimana berbagai bagian yang berbeda menjadi cocok.
–    Memahami aktivitas organisasi
–    Kepentingan organisasi
–    Hubungan semua aktivitas organisasi
Yaitu kecakapan untuk melihat keseluruhan organisasi dan memadukan seluruh bagian kepada sistem

2.    Keterampilan manusia (jenjang teknis)
Adalah kecakapan untuk bekerja dengan… berkomunikasi dengan… dan memahami orang lain
–    Memberikan umpan balik pada bawahan
–    Memecahkan masalah antar pribadi
–    Masalah kinerja
–    Memotivasi bawahan
–    Pengelolaan SDM
Yaitu kecakapan untuk bekerja dengan, berkomunikasi dengan, dan memahami orang lain

3.    Keterampilan teknis (jenjang operasional)
Adalah keterampilan menggunakan pengetahuan, teknik-teknik, sumber daya dalam melaksanakan pekerjaan

Pekerjaan manajemen :
-> Mengelola pekerjaan organisasi

-> Mengelola produksi dan operasi

-> Mengelola orang

Yaitu kecakapan tertentu yang dibbutuhkan untuk kinerja manajerial yang efektif di setiap jenjang manajer dalam sistem hierarki.